KDA

A A A
Audyt kadrowo - płacowy

Zmieniające się regulacje prawa krajowego i wspólnotowego, nakładają na pracodawców konieczność wywiązania się z licznych obowiązków w sferze zatrudnienia pracowników. Jednocześnie często spotykamy się z opinią, że Kontrahenci nie dysponują zarówno wystarczającą wiedzą oraz nie posiadają pełnej informacji, jakie wymogi powinny zostać spełnione, aby administracja kadrowo – płacowa prowadzona była w sposób rzetelny i prawidłowy.
Audyt kadrowo – płacowy ma na celu wczesne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej. W zdecydowanej większości sytuacji audyt kadrowo – płacowy umożliwia obniżenie ryzyka działalności przedsiębiorstwa w drodze ochrony przed stratami finansowymi, które mogą być spowodowane nałożeniem kary przez organy kontroli lub wypłatą odszkodowań po przegranych sprawach w sądzie pracy.
Usługa audytu kadrowo – płacowego jest każdorazowo indywidualnie dostosowywana do oczekiwań Kontrahenta w taki sposób, aby zakres przeglądu precyzyjnie określał obszary ryzyka z punktu widzenia hierarchii ważności dla danego przedsiębiorstwa.
Przegląd dokumentacji pracowniczej przeprowadzany jest na podstawie uzyskanego czasowego upoważnienia wglądu do dokumentacji źródłowej Kontrahenta i realizowany jest z zachowaniem pełnej ochrony danych osobowych udostępnionych w trakcie badania.
Metodologia audytu opiera się na weryfikacji i analizie udostępnionych dokumentów źródłowych oraz przeprowadzonych wywiadów. Audyt obejmuje weryfikację wszystkich dokumentów z obszaru dokumentacji kadrowo – płacowej, na podstawie zaakceptowanej wartości procentowej próby badawczej lub na szczegółowym zbadaniu wszystkich dokumentów. Wypracowana i sprawdzona metodologia zapewnia jednocześnie najwyższą jakość i rzetelność wyników zaprezentowanych w raporcie końcowym z audytu kadrowo – płacowego, w szczególności odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości, ewentualnych rodzajach ryzyka oraz informacjach o potencjalnych karach i innych zagrożeniach. W zależności od zawartej umowy z Kontrahentem, audyt może zostać także uzupełniony doradztwem w zakresie przedstawienia propozycji możliwych rozwiązań zmniejszających ryzyko wynikających ze zidentyfikowanych nieprawidłowości.
Zakres potencjalnego audytu kadrowo – płacowego może być znacząco rozbudowany, w zależności od preferencji Kontrahenta. Przykładowo może on być skoncentrowany na następujących obszarach:

  1. weryfikacja obowiązujących przepisów wewnątrzzakładowych i ich przestrzeganie,
  2. weryfikacja utworzonych rezerw na odprawy emerytalno – rentowe, nagrody jubileuszowe, zaległe urlopy, premie, dokonywane odpisy na zakładowy fundusz socjalny oraz sposób wydatkowania tych środków,
  3. weryfikacja prowadzonej ewidencji czasu pracy (np. analiza przestrzegania regulaminu pracy, przepisów Kodeksu pracy, informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia, etc.),
  4. weryfikacja akt osobowych pracowników, w szczególności analiza dokumentów pod względem zgodności z obowiązującym prawem (umowy o pracę, wystawione świadectwa pracy, szkolenia BHP, etc.),
  5. weryfikacja prawidłowości naliczania wysokości wynagrodzeń, w tym między innymi poprawności ustalenia podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wysokości stóp procentowych tych składek, zaliczek na podatek dochodowy, podstaw wymiaru zasiłków i prawidłowości rozliczania wypłaconych świadczeń w dokumentach rozliczeniowych, podstaw urlopowych, etc.,
  6. weryfikacja prawidłowości rozliczania umów cywilno – prawnych,
  7. weryfikacja prawidłowości sporządzania miesięcznych i rocznych dokumentów rozliczeniowych, deklaracji ZUS, PIT-4R, Z-06, PIT-11, innych,
  8. weryfikacja terminowości regulowania zobowiązań wobec ZUS, US, PFRON oraz zgłoszeń i wyrejestrowań z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
  9. weryfikacja poprawności ustalania wymiaru urlopów wypoczynkowych,
  10. weryfikacja obszarów, które mogą stanowić w przyszłości podstawę ewentualnego sporu między pracodawcą a pracownikiem i w konsekwencji doprowadzić strony przed sąd pracy,
  11. weryfikacja pozostałych obszarów, składających się na całokształt prowadzonej administracji kadrowo – płacowej w przedsiębiorstwie.

Wymiernymi efektami przeprowadzonego przez Kancelarię audytu kadrowo – płacowego są przede wszystkim:

  • porównanie istniejącego stanu w przedsiębiorstwie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • ustalenie ewentualnych rozbieżności, wykrycie przyczyn ich powstania oraz wskazanie potencjalnych obszarów ryzyka,
  • opracowanie możliwych do zastosowania działań o charakterze naprawczym,
  • zaproponowanie konstruktywnych wniosków oraz dostarczenie indywidualnych rozwiązań dostosowanych do sytuacji konkretnego Kontrahenta,
  • przygotowanie rekomendacji na przyszłość zapewniających efektywniejsze planowanie działalności w wyniku zminimalizowania ryzyka w postaci strat związanych z karami nałożonymi przez organy kontroli i inne instytucje zewnętrzne.


Audyt kadrowo – płacowy może zostać zrealizowany w formie jednorazowej usługi (jednorazowy przegląd) lub też w formie usługi okresowej (systematyczny przegląd), zgodnie z Państwa preferencjami. Po zakończeniu audytu kadrowo – płacowego, pracownicy Kancelarii pozostają do Państwa dyspozycji, dostarczając niezbędnej pomocy, wsparcia merytorycznego i doradztwa.